En su libro High Output Management —publicado en 1983 y que sigue siendo un hito en los libros de negocios— Andy Grove, CEO de Intel, resalta en el capítulo 4 sobre reuniones el tiempo que debe usar un gerente en juntas (incluso hay una fórmula para el cálculo del tiempo óptimo). “Antes de convocar una reunión, pregúntese: ¿Qué quiero conseguir? Luego: ¿Es necesaria una reunión? ¿O deseable? ¿O justificable? No convoques una reunión si todas las respuestas son negativas,» dice Grove.

Hace un par de semanas leí una entrevista a Kaz Nejatian, Chief Operating Officer (COO) de Shopify, donde mencionaba que en Shopify eliminaron 12,000 reuniones el año pasado, y crearon una herramienta que muestra el ahorro que se da al evitar una junta específica.

En la entrevista hace una diferenciación entre gerentes y creadores. Si los creadores se la pasan en juntas, no tienen tiempo de crear. Para evitar la burocracia en la empresa lo que hacen es permitir que creen, en las reuniones se busca tener a los creadores y sus creaciones funcionando, no un power point describiendo lo que van a hacer… algún día.

Esa pequeña diferencia hace un cambio radical en el enfoque.

“He trabajado en muchas empresas en las que la escalera profesional parece exigir que los directores de producto se conviertan en gerentes de personal. Siempre es como: ‘Si quieres ser director, tienes que dirigir a X número de personas’. Creo que la tradicional escalera profesional ya no funciona. En Shopify, tenemos dos vías: una de gerentes y una de creadores. Lo que esto significa es que no necesitas dirigir a más gente para ascender y ganar más dinero.

“Creo que este enfoque dual es increíblemente beneficioso para los creadores. ¿Dirigir a más gente es un trabajo duro? Claro, pero también lo es ser un colaborador individual que dirige un proyecto de código abierto que afecta a toda nuestra base de código. Es sólo un tipo diferente de complejidad,” comenta en la entrevista Kaz Nejatian.

Definitivamente concuerdo: muchas juntas son aburridas, se habla de estrategia, pero rara vez de aplicarla. Es tratar de construir un cohete espacial hablando sobre cómo construirlo… en vez de sólo hacerlo.

Es verdad que hay un cierto número de reuniones que son necesarias, pero hoy, gracias a las herramientas de comunicación y de gestión de recursos humanos que utilizan Inteligencia Artificial, cada día pueden ser menos.

Esto me lleva también a un punto que he argumentado en varios artículos: no es necesario volver a las oficinas como en épocas prepandémicas; si la empresa tiene lineamientos claros y gente comprometida, el trabajo hibrido es lo que va a prevalecer en el futuro.

Sí, es importante conocerse y no tengo duda que el tiempo que pasamos en persona es fundamental para construir organizaciones exitosas y cultura en una empresa. Es muy diferente el onboarding y el sentido de pertenencia, que el acumular en un cubículo y estar en todas las juntas sólo por hacer presencia. Para mí es la antítesis de la productividad. Además, me parece que el talento va a buscar organizaciones que den libertad a sus colaboradores, que les den tiempo para tener balance de vida y seguir aprendiendo. La retención del talento vendrá de la compensación, pero también de las condiciones laborales que ofrezcan las organizaciones.

Por eso me parece relevante el ejemplo de Shopify, pues nos da cinco lecciones invaluables sobre el futuro de las reuniones:

1 Conocer el costo que las juntas tienen para su productividad.
2 Hacer los dos caminos de crecimiento laboral y diferenciar entre gerentes y creadores.
3 Evitar la mayor cantidad de reuniones posibles y, en la medida de lo posible, evaluar las que se tienen.
4 Favorecer la creación de buenos productos por sobre la estrategia y la burocracia.
5 Acotar el tiempo que se dedica para cada reunión, mejor menos que más.
6 Tener gente comprometida con la creación más que con sus presentaciones en PPT.