¿Cómo hacer una gestión eficiente de los costos?

Ante un ambiente complicado y sobre todo volátil, la mejor manera de hacer una adecuada gestión de costos es repensar los costos involucrados en la producción de un producto: materia prima, mano de obra y gastos de fabricación para disminuir o mitigar el impacto de la variable que esté interfiriendo en las operaciones.

UNO POR UNO
En el caso de las empresas cuyo insumo primario es el aluminio o el acero, los aranceles que está imponiendo Estados Unidos representan un elemento que impide hacer una gestión eficiente de los costos que impacta en el resultado de la empresa. En este caso nos estamos enfocando a un solo elemento, pero tendríamos que analizar otros para entender los resultados de una empresa.

Por ejemplo, la prensa señala que las ganancias de Constellation Brands, productora y distribuidora de Modelo y Corona en Estados Unidos, fueron inferiores a las expectativas en el primer trimestre de 2025, debido a una menor demanda de bebidas alcohólicas por parte de los consumidores y a mayores costos derivados de los aranceles al aluminio impuestos por Donald Trump. Aquí tenemos dos variables: la tendencia en el consumo y los aranceles.

Cuando se presentan situaciones como esta, no solo en grandes empresas sino en micro, pequeñas y medianas, algunos empresarios o directores de finanzas creen que lo importante es recortar gastos, que pueden incluir los despidos de personal, pero realizar estos recortes sin estudiar el impacto puede no ser la opción indicada.

Datos del Indicador IMEF Manufacturero de junio reafirman el estancamiento en la actividad industrial del país. El reporte indica que este comportamiento fue generalizado en sus componentes clave: nuevos pedidos (45.3), producción (46.7) y empleo (44.4) que se mantienen de manera persistente en zona de contracción, confirmando el poco impulso del sector. Incluso al ajustar por tamaño de empresa, el indicador muestra una caída de (-) 1.0 puntos, reflejando que el debilitamiento no es exclusivo de un segmento particular.

Estos datos del Indicador IMEF Manufacturero nos llevan nuevamente a la pregunta fundamental: ¿Cómo hacer una gestión eficiente de costos para que no impacte en los nuevos pedidos, la producción y el empleo? Si no podemos actuar en el tema de la materia prima (los aranceles), ni en la mano de obra, debemos, entonces, centrarnos en los gastos de fabricación. Para ello, el primer paso es identificar desperdicios; en este caso es importante monitorear los procesos internos a fin de saber si se están realizando de forma eficiente.

Por ejemplo, podríamos tratar de optimizar el costo de la energía. Sabemos que la Comisión Federal de Electricidad a ciertas horas cobra más por el kilowatt de energía, entonces si pudiéramos balancear nuestro consumo tratando de sacar ventaja de los picos en donde los kilowatts valgan menos, ayudaría a abaratar o ser eficientes. También podrían hacerse auditorías energéticas para identifican áreas de alto consumo y oportunidades de mejora que puedan generar ahorro.

Además, se podría hacer una revisión de los procesos. Por ejemplo, si tu empresa está perdiendo ventas porque los vendedores no pasan la información correcta, esto está evidenciando una falla en los procedimientos de contratación y/o capacitación de los empleados. Atender este frente requiere tiempo (análisis) y tal vez inversión en capacitación, pero puede ser redituable teniendo una visión sistémica.

LO QUE SÍ Y LO QUE NO
Pero si adecuar los costos después de hacer el análisis de los tres componentes de los costos no nos lleva al objetivo, tenemos que tomar la decisión de perder margen o absorber un impacto en nuestra rentabilidad.

Sabemos que eventualmente podríamos trasladar un porcentaje del aumento del precio de venta a los clientes, sumándose este a la inflación, al impacto del tipo de cambio (dependiendo del giro y alcance la empresa), a las tasas de interés que pagamos por financiamiento, etcétera, pero para trasladar el costo a los clientes tenemos que evaluar el impacto.

La primera recomendación sería no, porque podríamos perder ventas. Por lo tanto, una vez que tenemos un análisis de márgenes de rentabilidad, podemos tomar la decisión que nosotros como financieros, en coordinación con el director general, sepamos que es la idónea en nuestra industria o sector. Pero si la decisión apuntó a trasladar el costo a los clientes, debemos tener una comunicación abierta y transparente que genere confianza con ellos a largo plazo, porque las crisis vienen, pero también se van, lo mismo que los clientes.

Algunas decisiones fundamentales para la empresa deberán tomarse rápidamente, por ello, los datos relacionados a las compras y costos deben ser analizados con precisión. No es una labor sencilla porque involucra a un equipo multidisciplinario, en el caso de la manufactura a los ingenieros de procesos, ingenieros de manufactura, gente de producción que son los encargados del diseño del del producto para asegurar que lo que dice el ERP o el sistema que manejemos sean los costos reales, porque puede suceder que se actualizan los costos en Excel, pero no en el ERP, por lo que cuando se corre todo el sistema resulta que los costos no son los correctos.

Además, el sistema nos permite también evaluar el inventario, lo que nos da un elemento para la toma de decisiones respecto al valor del inventario, que si bien es cierto no es tema de los costos, sí es un tema importante que no se debe descuidar.

Hacer una gestión eficiente de los costos requiere manejar una comunicación efectiva y asertiva a todos los niveles de organización; es decir, comunicar las estrategias que se tienen desde la alta dirección para que cada una de las diferentes áreas de la empresa busquen esquemas y oportunidades de ahorro. Muchas veces la gente de posiciones no gerenciales sino operativas o productivas tienen ideas que pueden generar ahorro