¿Por qué es importante esta simple fórmula?
Para responder es necesario apuntar las características de cada uno de los elementos que siempre están sobre la mesa, y porque
cualquier variación en estos podría causar un efecto negativo en los resultados esperados en el plan del CFO.
No hacerlo sería como enfrentarnos al efecto mariposa (o teoría del caos) que establece que pequeñas variaciones en las condiciones iniciales de un sistema dinámico pueden
generar cambios significativos y, en ocasiones, impredecibles en su evolución a largo plazo. Veamos porqué la teoría del caos así planteada aplica a los proveedores y a nuestros objetivos como CFO.
La calidad del producto o servicio es importante financieramente porque al final tenemos menos defectos; los tiempos de entrega son fundamentales para saber que es un proveedor confiable y que nuestros procesos no se detendrán por la falta de algún insumo; y el precio porque debe ser acorde a las necesidades de la empresa, no debe ser necesariamente el más barato, sino tener una relación con la calidad y el tiempo de entrega.
Por lo tanto, si podemos tener buen precio, buena calidad y entregas a tiempo encontramos al proveedor ideal ya que, si el producto que compramos tiene calidad, eso me va a generar menos quejas y más satisfacción con mis clientes, por lo tanto, si hay menos quejas, financieramente hay menos devoluciones y menos devoluciones significa más utilidad. Además, si el proveedor me entrega a tiempo voy a cumplir con los compromisos de entrega y evitar penalizaciones. Respecto al precio, uno competitivo me va a dejar una eficiencia en el costo de mis productos y, por lo tanto, voy a tener una mayor utilidad. Lograr una relación con esas características genera un vínculo de confianza.
CÓMO HACER PARA QUE FORMEN PARTE DE MI PLAN
Un proveedor tiene un papel fundamental en el plan anual o
budget porque cuando nosotros decimos que vamos a tener una eficiencia en temas de materiales y tenemos que hacer una mejora de un determinado porcentaje, el departamento de compras o
procurement, dependiendo de la organización, es el que se encarga de que los planes de ahorro se den, pidiendo a actual proveedor una mejora que nos dé un ahorro, o cambiando de proveedor, ya que si tienes un mejor precio vas a tener mayor utilidad.
Si estamos hablando de capex, inversión de activos fijos o de maquinaria debemos tener una proveeduría optima que se traduzca en eficiencia porque, por ejemplo, no paras tus máquinas porque tienes un equipo confiable que un proveedor te vendió, por lo tanto, al tener menos paros de línea (porque tus activos fijos que son parte del plan anual de inversiones o renovación de activos) obtienes un beneficio derivado de contar con los proveedores adecuados.
Ahora, el impacto del proveedor en el flujo de efectivo puede ser representativo. En el artículo
Flujo de efectivo y rentabilidad en tiempos de incertidumbre y volatilidad. La visión del CFO decía que el
cash flow tiene tres pilares: clientes o cuentas por cobrar, inventario y proveedores o cuentas por pagar, entonces si la
política de pagos a mis proveedores es de contado, evidentemente voy a requerir más flujo de efectivo porque tengo que pagar inmediatamente, pero si logro negociar plazos a 30, 60 o 90 días, mi cash flow se verá favorecido porque tengo dinero para pagar y puedo usar esos recursos en favor de la empresa. Extender un plazo de pagos con mis proveedores me ayuda a contar con flujo de efectivo y, por lo tanto, tener más liquidez.
El plazo, más que el precio, es flujo de efectivo, y flujo de efectivo tiene que ver con tiempo. Si los proveedores me dan tiempo, me ayudan al
juego del efectivo, pero si además me dan buen precio, contribuyen a la rentabilidad, por lo tanto, el proveedor
juega en las dos
canchas: la del
cash flow con plazo, donde la unidad de medida del cálculo se llama tiempo, y en la de la rentabilidad del negocio, porque
si logramos una mejora o reducción en el precio eso contribuye a la rentabilidad.
CUANDO NO TODO VA BIEN O CUANDO HAY QUE CUIDAR LOS PESOS
En tiempos de incertidumbre, cuando los proveedores se ven impactados por diversas situaciones como la logística o la escasez de insumos –como pudo ser en el contexto de la pandemia–, o ante el pago de aranceles –como ahora–,
tenemos que vigilar que la proveeduría esté, en su mayoría, dentro del TMEC, que los proveedores sean de México, Estados Unidos o Canadá.
En el pasado para el tema del costo, es decir de la rentabilidad de la productividad, se seleccionaban proveedores chinos sin importar que no cumplieran las reglas de origen, por lo que muchas compañías traían acero y aluminio de China porque al estar subsidiados era más barato traerlos de Asia,
no obstante, la logística que eso implica.
Pero ahora, dado las medidas arancelarias, cobra relevancia que tengamos proveeduría que cumpla las reglas de origen del TMEC, también si pensamos en el Plan México, porque
al optar por proveedores mexicanos estamos contribuyendo al desarrollo del mercado nacional y así cumplimos con las reglas de origen mitigando el efecto arancelario.
Aquí surgen las preguntas: ¿qué factores financieros, operativos o tecnológicos tendría que considerar para cambiar de proveedores? o ¿ante qué circunstancias políticas y geopolíticas debo buscar nuevos proveedores?
Ya comenté los condicionantes que se pudieran dar en el marco del TMEC, también el tema de la logística: pagar fletes desde China o India nos pone a pensar que los centavos salen caros, porque a lo mejor el acero o el producto que traigamos de China efectivamente es más barato, pero si hacemos un análisis integrado y le sumamos el flete y el tiempo (que es oro), probablemente ya no es un ahorro porque el costo asociado es más alto.
Por lo tanto,
para hacer un cambio de proveedores debemos considerar que si una empresa:
•
Está sufriendo con el flujo de efectivo es más importante que le den tiempo (plazo), aunque le den caro.
•
Si tiene pérdidas importa más que le den barato, aunque tenga que pagar de contado.
Analizar cuál de los tres elementos de la fórmula inicial (calidad, tiempo y precio) es el prioritario es fundamental. Parece obvio, pero en la cotidianeidad a veces lo que tenemos enfrente se escapa, como pudiera ser el vínculo para generar confianza.
TODOS LOS ELEMENTOS A LA VISTA
Para establecer confianza, en la medida de lo posible, hay que tratar de tener claridad y transparencia, porque de repente cuesta mucho la formalidad, sobre todo si se considera la flexibilidad que se necesita cuando no todo va bien o cuando hay que cuidar los pesos.
Si en condiciones normales se estableció un vínculo de confianza cualquier situación adversa puede ser controlada o revertida, así es que debemos:
1 Tener claridad y transparencia a través de un contrato comercial donde podamos definir las reglas del juego. Es fundamental para establecer las obligaciones y responsabilidades de todos, especificando el plazo de pago, si habrá descuentos por pronto pago o penalizaciones por incumplimiento, de acuerdo con lo que estemos estipulando en el contrato (cantidad o porcentaje).
2 Establecer quienes son las personas clave en la organización (los cargos son importantes y también los nombres), sobre todo quién es representante legal, es decir, la persona que hará cumplir ese contrato.
3 Estar cerca del cliente y evaluarlo al menos una vez al año para estar seguros de que tenemos al proveedor adecuado con quien podemos ser flexibles y también quien puede ser flexible para cumplir con nuestros objetivos. Esto nos ayudará mucho a tener una relación de largo plazo con un aliado estratégico.
4 Ayudar al proveedor. Muchos de nuestros proveedores son Pymes (a la mejor tú también eres o estas en una Pyme). Si somos una empresa grande podemos compartir las ventajas que nos da nuestro tamaño o experiencia en el mercado. También podemos apoyar la profesionalización de nuestros proveedores ayudándolos a que se certifiquen, entren a los programas de incentivos que pudiera dar el gobierno, acceder a los programas de la Secretaría de Desarrollo Económico, etcétera, de tal manera de que se haga una sinergia en la que los proveedores puedan acceder los beneficios económicos a través de nosotros.
Si somos una Pyme, el proveedor grande puede subirnos a los beneficios; si el problema es de liquidez en el marco del contrato puede apoyarnos con factoraje financiero bajo condiciones pactadas.
Contar con proveedores o desarrollarlos en condiciones normales es una tarea que pudiera complicarse porque
el día a día nos come y si es complicado así, en tiempos de incertidumbre, cuando los centavos cuentan, más.
Por lo tanto,
es muy importante contar con aliados que participen en nuestros procesos para que entiendan nuestras necesidades –y nosotros las suyas– buscando la flexibilidad que le dé el valor a cada uno de los tres elementos de una fórmula que no sale de los libros sino de la operación cotidiana, pensando que pequeñas variaciones en las condiciones iniciales de un sistema dinámico pueden generar cambios significativos y, en ocasiones, impredecibles en su evolución a largo plazo.
La teoría del caos o el aleteo de una mariposa; o la confianza de y a mis proveedores entendiendo las circunstancias.
