Los líderes financieros están implementando las políticas adecuadas para mantener el cumplimiento y controlar los costos. Pero para preparar realmente a las organizaciones para el futuro necesitan una visibilidad completa del gasto, analítica avanzada y la capacidad de implementar controles de gasto rápidamente.

Lo anterior se puede obtener tomando en cuenta siete estrategias clave que resultaron de un estudio de SAP Concur en el que se plantea que con la aplicación de las herramientas y capacidades adecuadas una organización puede navegar mejor por el cambio y prepararse para cualquier cosa “mientras registra cada gota de valor de cada dólar”.

En ese sentido, la automatización es esencial porque la tecnología simplifica la captura y el procesamiento de datos, reduce errores humanos y libera a los colaboradores de tareas administrativas repetitivas, permitiéndoles concentrarse en actividades de mayor valor.

Otro aspecto crucial es la integración de datos en tiempo real. Por increíble que parezca, muchas empresas aún dependen de sistemas desactualizados que no proporcionan una imagen precisa del gasto en tiempo real. La integración de sistemas permite a los gestores acceder a datos actualizados que son esenciales para tomar decisiones informadas y responder rápidamente a cualquier irregularidad.

Y hablando de irregularidades, tenemos la personalización de políticas de gastos que es fundamental para evitarlas. Cada empresa tiene necesidades únicas y adaptar las políticas para reflejar las prioridades y objetivos específicos puede mejorar el cumplimiento y la satisfacción de sus equipos. Esto incluye establecer límites de gasto claros y proporcionar directrices detalladas sobre los gastos reembolsables, por ejemplo.

Además, el informe destaca la importancia de la educación y comunicación continua. Capacitar a los colaboradores sobre las políticas de gastos y las herramientas disponibles no solo mejora el cumplimiento, también fomenta una cultura de responsabilidad y transparencia. Esta comunicación está ligada a la colaboración entre departamentos, lo que puede llevar a una mejor alineación de los objetivos empresariales y a una mayor eficiencia en el manejo del gasto.

Y no debemos olvidar el análisis de datos. Al analizar los patrones de gasto, las empresas pueden identificar oportunidades de ahorro y optimizar sus presupuestos. Esta práctica a la vez que ayuda a reducir costos proporciona perspectivas valiosas para la planificación estratégica.

Finalmente, el seguimiento y la auditoría regulares son indispensables para mantener el control sobre los gastos. Establecer un sistema robusto para revisar y aprobar gastos ayuda a prevenir el fraude y el malgasto.

Por lo tanto, le invitamos a aumentar la visibilidad y el control sobre sus gastos. Este ejercicio es vital para cualquier compañía que busque optimizar sus recursos y asegurar su competitividad. SAP Concur le ofrece todas las características mencionadas para transformar la gestión financiera de su empresa de una manera más eficiente y transparente.