Para lograr desarrollar una estrategia a la medida es necesario considerar tres aspectos esenciales. En un inicio hay que tomar en cuenta que el gasto de los colaboradores está sucediendo ahora y va desde tarjetas corporativas y virtuales hasta compras y pagos digitales, facturas e informes de gastos.
Para tomar el control de esta situación es necesario buscar soluciones tecnológicas que ayuden a canalizar el tipo correcto de gasto a través del método de pago y el proceso correcto, por lo que es necesario crear políticas y procesos de gastos interrelacionados y claros.
Es indispensable, también, que los líderes financieros obtengan una verdadera visibilidad de los gastos. A partir del esquema de trabajo: presencial, remoto o híbrido, las organizaciones se enfrentan a categorías de gastos totalmente nuevas como gastos propios de la oficina en casa, por lo que el seguimiento y la transparencia se vuelven aún más importantes.
Los informes detallados y fáciles de analizar pueden ayudar a visualizar los gastos ocultos de los informes básicos. Por otro lado, aunque aún no se ha determinado cuántos empleados regresarán a las oficinas ni cuándo, es probable que la cantidad de colaboradores remotos termine por ser superior a lo que era antes de la pandemia, por lo que aumentar la eficiencia de los procesos y la productividad de los colaboradores para que tengan las mejores experiencias se ha convertido también en una de las grandes prioridades corporativas.
Desde luego, esto varía en función del sector; sin embargo, es fundamental continuar simplificando los procesos en la medida de lo posible, desde la aprobación previa de solicitudes de gastos hasta el envío de informes y la aprobación de facturas. Los procesos eficientes, independientemente de la ubicación, pueden reforzarse con tecnología inteligente que ayude a ingresar los datos (como fotografías de comprobantes utilizadas para completar informes de gastos), auditorías y ciclos de aprobación.
De acuerdo con IDC existen cinco diferentes niveles de evolución digital en las organizaciones que inician con aplicaciones tradicionales personalizadas que involucran procesos manuales y generan altos costos en productividad, tiempo y mantenimiento; además de que no permiten a los equipos de trabajo moverse a la velocidad que requiere el negocio.
La evolución digital ideal incluye a la inteligencia de negocio y procesos predictivos para una verdadera transformación cultural, donde los líderes financieros buscan utilizar el análisis estratégico de información para tomar decisiones y asegurarse de tener procesos automáticos inteligentes.
En el segundo nivel se observan soluciones automatizadas centradas en cada uno de los procesos, pero desconectadas entre sí, lo que no permite una visibilidad total. Esto da pie a evolucionar hacia un ecosistema de plataforma conectada donde el CFO se coloca como el corazón de la compañía junto con el CIO, y su oficina se convierte en un centro de operaciones de negocio, habilitando la colaboración con proveedores, socios y clientes y así tener un mayor control del gasto, modificar políticas y configuraciones para mejorar el cumplimiento.
En un nivel superior de digitalización podemos encontrar una suite de aplicaciones integradas con flujos de información nativos y conectados en la Nube para influir en la transformación financiera y la cultura organizacional, además de maximizar la adaptación al cumplimiento regulatorio.
Por último, la evolución digital ideal incluye a la inteligencia de negocio y procesos predictivos para una verdadera transformación cultural, donde los líderes financieros buscan utilizar el análisis estratégico de información para tomar decisiones y se aseguran de tener procesos automáticos inteligentes, favoreciendo la agilidad, resiliencia y la cultura organizacional del negocio para permanecer competitivos en cualquier momento presente y futuro.
Un enfoque correcto de esta transformación puede ayudar a las organizaciones a reinventarse y reimaginar la forma en que llevan a cabo sus operaciones en tiempos de incertidumbre y a encarar el futuro con confianza y rentabilidad. La empresa resiliente basará sus cimientos en tecnología inteligente que le brindará un mejor control sobre cada aspecto del gasto, desde procesos más eficientes hasta información de datos mejorada para lograr una mejor toma de decisiones. ¿En qué nivel de evolución digital se encuentra su empresa?
Director general de SAP Concur en México D Twitter:@morfinwolf
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