Para lograr desarrollar una estrategia a la medida es necesario considerar tres aspectos esenciales. En un inicio hay que tomar en cuenta que el gasto de los colaboradores está sucediendo ahora y va desde tarjetas corporativas y virtuales hasta compras y pagos digitales, facturas e informes de gastos.

Para tomar el control de esta situación es necesario buscar soluciones tecnológicas que ayuden a canalizar el tipo correcto de gasto a través del método de pago y el proceso correcto, por lo que es necesario crear políticas y procesos de gastos interrelacionados y claros.

Es indispensable, también, que los líderes financieros obtengan una verdadera visibilidad de los gastos. A partir del esquema de trabajo: presencial, remoto o híbrido, las organizaciones se enfrentan a categorías de gastos totalmente nuevas como gastos propios de la oficina en casa, por lo que el seguimiento y la transparencia se vuelven aún más importantes.

Los informes detallados y fáciles de analizar pueden ayudar a visualizar los gastos ocultos de los informes básicos. Por otro lado, aunque aún no se ha determinado cuántos empleados regresarán a las oficinas ni cuándo, es probable que la cantidad de colaboradores remotos termine por ser superior a lo que era antes de la pandemia, por lo que aumentar la eficiencia de los procesos y la productividad de los colaboradores para que tengan las mejores experiencias se ha convertido también en una de las grandes prioridades corporativas.

Desde luego, esto varía en función del sector; sin embargo, es fundamental continuar simplificando los procesos en la medida de lo posible, desde la aprobación previa de solicitudes de gastos hasta el envío de informes y la aprobación de facturas. Los procesos eficientes, independientemente de la ubicación, pueden reforzarse con tecnología inteligente que ayude a ingresar los datos (como fotografías de comprobantes utilizadas para completar informes de gastos), auditorías y ciclos de aprobación.

De acuerdo con IDC existen cinco diferentes niveles de evolución digital en las organizaciones que inician con aplicaciones tradicionales personalizadas que involucran procesos manuales y generan altos costos en productividad, tiempo y mantenimiento; además de que no permiten a los equipos de trabajo moverse a la velocidad que requiere el negocio.