Uno de los cambios más significativos que ha traído la tecnología ha sido la digitalización de los procesos judiciales y administrativos, lo cual incluye la transición de los documentos físicos a los formatos electrónicos, la automatización de la gestión de casos y la implementación de sistemas de archivos digitales que permiten eficientar procesos y agilizar la labor de abogados, jueces, autoridades administrativas y demás agentes involucrados.
Las auditorías fiscales se han beneficiado significativamente. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ya no solo revisa cifras contables y documentos contractuales, sino que va más allá: exige evidencias que acrediten que las operaciones fueron reales, verificables y que ocurrieron en el tiempo en que se declaran.
FECHA CIERTA Y MATERIALIDAD
En este marco, la exigencia de contar con fecha cierta y demostrar la existencia o materialidad de las operaciones con efectos fiscales se ha intensificado, por lo que no acreditar estos elementos puede derivar en la no deducibilidad de operaciones,
determinaciones fiscales, recargos, multas e incluso consecuencias penales cuando se presume la existencia de operaciones simuladas.
De esta manera, en el transcurso de las facultades de comprobación, así como en la tramitación de los medios de defensa elegidos por los contribuyentes para combatir los créditos fiscales determinados, es indispensable proporcionar información y documentación suficiente que ampare incuestionablemente el momento y la efectiva realización de las operaciones que dieron origen a las controversias suscitadas.
La fecha cierta consiste en demostrar que un documento privado fue creado durante o con anterioridad a determinado evento o actuación de la autoridad fiscal, impidiendo su fabricación posterior con fines defensivos o de simulación. Tradicionalmente, se acredita mediante fedatario público o mediante su inscripción en registros públicos.
No obstante, la exigencia fiscal va más allá de la simple firma de un contrato: requiere demostrar que existió con anterioridad a una auditoría y que guarda correlación temporal con el resto de la documentación del contribuyente. De lo contrario, la autoridad fiscal puede considerarlo inexistente o fabricado ad hoc, restando efectos fiscales a las operaciones relacionadas.
En ese sentido, la fecha cierta refiere al momento en que un documento privado adquiere efectos legales frente a terceros. Según el artículo 2034 del Código Civil Federal, un documento tiene fecha cierta cuando: i) se presenta ante fedatario público, ii) se incorpora a un registro público, o iii) se presenta en juicio, lo cual fue adoptado por la Suprema Corte de Justicia de la Nación.
Por su parte, el concepto de materialidad implica demostrar que las operaciones amparadas por comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI) hayan ocurrido efectivamente. Derivado de lo anterior, es imprescindible demostrar a la autoridad fiscal diversas cuestiones como la entrega del bien o la prestación del servicio, la capacidad y recursos materiales y humanos del prestador de servicios, medios de pago utilizados, así como la evidencia electrónica o tradicional que evidencie la operación cuestionada.
Estas exigencias derivan de prácticas identificadas por el SAT donde empresas simulan operaciones a través de Empresas que Facturan Operaciones Simuladas (EFOS). En este contexto, se requiere que los contribuyentes no solo conserven contratos y facturas, también evidencia sólida que acredite la operación y su ejecución en tiempo y forma.
Derivado de lo anterior, el Tribunal Federal de Justicia Administrativa se ha pronunciado en múltiples ocasiones respecto de los conceptos de fecha cierta y materialidad, señalando que la autoridad fiscal tiene la obligación de adminicular la totalidad de las pruebas aportadas por los contribuyentes en caso de que carezcan de fecha cierta.
Asimismo, el Tribunal ha advertido sobre la importancia de contar con documentación suficiente para acreditar la efectiva realización y materialización de los hechos y operaciones llevadas a cabo por los contribuyentes, en adición a la posibilidad de exhibir una prueba pericial en materia contable.
Por su parte, el Poder Judicial de la Federación se ha pronunciado respecto de la importancia que tiene la valoración de la documentación aportada por los contribuyentes por parte de la autoridad fiscal, es decir, que se debe hacer uso de la prueba presuncional y de los criterios de razonabilidad para analizar la información que se aporte con el fin de acreditar la materialidad de las operaciones efectuadas en un momento determinado.
Aunado a lo anterior, diversos tribunales han establecido que, cuando las operaciones que los contribuyentes pretendan acreditar sean servicios no complejos y acordes con el objeto social asentado, basta con aportar las órdenes de servicio, los registros contables, los comprobantes fiscales y los pagos realizados.
HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS ÚTILES PARA ACREDITAR MATERIALIDAD
En el ámbito fiscal, la tecnología blockchain representa una oportunidad para acreditar materialidad en tiempo real. Al registrar operaciones logísticas, cadenas de suministro, movimientos de inventario y ejecución de contratos, los contribuyentes generan evidencia automática, cronológica y no manipulable que puede ser utilizada como prueba ante autoridades fiscales.
Un ejemplo de aplicación que vemos con mayor concurrencia son los contratos inteligentes, pues muchas industrias y empresas han apostado y confiado en su implementación con el fin de procurar la disminución de errores, la automatización de la ejecución de los acuerdos legales, procurando la desintermediación de terceras personas, apostando por la reducción de los riesgos por incumplimiento, así como los tiempos de gestión y tramitación.
Otro ejemplo de aplicación de la tecnología blockchain que permite la transparencia y eficiencia en la gestión de procesos son las cadenas de suministros, pues esta tecnología ha sido implementada por empresas nacionales y transnacionales que buscan transformar la manera de operar, rastrear sus productos y optimizar sus procesos, lo cual podría llegar a ser un mecanismo efectivo para acreditar las operaciones llevadas a cabo por las empresas y requerido por las autoridades fiscales para fiscalizar, observar y cuestionar su materialidad.
Lo anterior, dado que las autoridades revisoras podrían tener la garantía de que las documentales privadas que forman parte de la contabilidad de los contribuyentes son certeras y no son susceptibles de manipulación posterior de datos, pues en la práctica, la autoridad puede llegar a dudar de la credibilidad de la documentación aportada en las auditorías por parte de los contribuyentes.
Lo mismo sucede con los softwares creados para realizar registros de inventarios, su aplicación y puesta en marcha en las empresas contribuyentes, lo cual les permitirán tomar el control de sus activos y, de esa forma, eliminar importantes pérdidas y robos, lo que se traduce en un correcto manejo de la contabilidad y una reducción importante de costos y tiempos al poder eliminar intermediarios y agilizar los procesos de entrega y recepción de productos.
FIRMA ELECTRÓNICA Y CONSTANCIA DE CONSERVACIÓN PARA ACREDITAR FECHA CIERTA
La firma electrónica ha traído consigo la facilidad de validar documentos legales, permitiendo realizar transacciones seguras, autónomas y rápidas sin la necesidad de contar con la presencia física de quien la realiza. Las firmas electrónicas avanzadas utilizan encriptación que permite garantizar la autenticidad e integridad de los documentos y tienen validez legal en todo el mundo.
En general, la regulación mercantil establece que los mensajes de datos y firmas electrónicas tienen el mismo valor jurídico que los documentos físicos y hacen distinción entre la firma electrónica y la firma electrónica avanzada.
Por su parte, las autoridades fiscales en México han sido pioneros en la utilización de este tipo de herramientas digitales, como lo es la Firma Electrónica Avanzada, la cual es utilizada por los contribuyentes para realizar, a través del buzón tributario, declaraciones de impuestos, facturación electrónica, consultas y trámites en línea, así como firma de contratos y convenios que permiten a la autoridad tener certeza de la voluntad y personalidad del usuario que la utiliza.
NORMATIVIDAD Y REGULACIÓN
En ese sentido, la legislación en México ha tratado de evolucionar y regular algunos aspectos de la transformación digital. Por esta razón, se creó la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, en la que se establecen los requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos, es decir, establece las características que deberán tener las constancias de conservación de mensajes de datos al firmar documentos electrónicos que sean utilizados en actos de comercio, lo cual genera confianza en que las instituciones se encuentran analizando y creando medidas que permitan la implementación de la tecnología en el mundo práctico.
En relación con lo anterior, cabe señalar que actualmente existen en el mercado diversos Prestadores de Servicios de Certificación, los cuales son entidades que cuentan con acreditación de la Dirección General de Normatividad Mercantil de la Secretaría de Economía, cumpliendo con los requisitos establecidos en Ley.
No obstante lo anterior, aún existen muchos desafíos y consideraciones que deben ser tomados en cuenta para su evolución, como la adaptación en la infraestructura tecnológica y la capacitación, tanto de los jueces y funcionarios públicos como de los contribuyentes, así como la creación de un marco legal más robusto que, adicional a los esfuerzos ya realizados, regule en todos sus términos, el uso de estas herramientas y la garantía de su validez y reconocimiento en todas las instituciones gubernamentales. El reto que supone regular la tecnología y lo intangible,
debe cuidar hasta el más mínimo detalle, y garantizar la preservación de la integridad y seguridad de todas aquellas personas que sean usuarios de las mismas.
Al respecto, cabe señalar que las autoridades fiscales en México buscan revisar continuamente a un gran número de contribuyentes a través de la detección de operaciones asentadas en comprobantes fiscales, es decir, buscan desacreditar (o acreditar) los servicios y operaciones prestadas por aquellos que los emiten, analizando cúmulos de pruebas e información que permitan observar el cómo, cuándo y dónde.
Para lo anterior, muchas empresas no están preparadas al momento en que las autoridades revisoras buscan obtener respuestas, pues ya no basta con presentar documentos contables, el fisco pretende obtener y allanarse de tanta información como sea posible para demostrarse que efectivamente todo lo contratado se encuentra debidamente registrado.
En ese sentido, a través del uso de la tecnología blockchain por parte de los contribuyentes en México, mediante la aplicación de las diversas herramientas que existen como lo son contratos digitales, firma electrónica, registro de cadenas de suministro e inventarios, entre otras, se podrán eliminar brechas y diferencias con otros países que buscan continuar evolucionando junto con la tecnología, se podrá mejorar significativamente la transparencia, eficiencia y confianza en los procesos fiscales, brindando evidencias poderosas para acreditar la materialidad de las operaciones celebras por los contribuyentes ante las autoridades fiscales.
Su implementación adecuada puede ayudar a disminuir riesgos importantes en el día a día de las operaciones, y evitar costos innecesarios a las personas, para lo cual es importante obtener asesoría jurídica integral que permita conocer los avances desmedidos de la tecnología y las prácticas realizadas por parte de las autoridades. Sin duda, es un tema que es indispensable seguir analizando, profundizando y generando espacios de reflexión, discusión y formación.
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