Hacia una automatización financiera sencilla, exitosa y rentable

La transformación digital se ha convertido en un ciclo infinito de evolución. Lo más probable es que las recientes disrupciones hayan obligado a todas las empresas a iniciar su proceso de digitalización para lograr la continuidad del negocio ante las nuevas necesidades de los clientes, por ello, hoy es un buen momento para aprovechar el impulso, cambiar el enfoque hacia una estrategia a largo plazo —que permita aprovechar los cambios que ya se han implementado— y dar el siguiente paso crítico que es la automatización de la gestión de gastos.
En este sentido y de cara a un 2023 tan retador quiero compartir algunos tips y estrategias de tres consultores externos de SAP Concur para ayudar a las empresas a operar de forma más eficiente, mantener a sus colaboradores más productivos y satisfechos, y detectar los datos necesarios para descubrir oportunidades de ahorro y crecimiento.

CULTURA DEL CUMPLIMIENTO
Para Sergio Díaz, director de Vestiga Consultores, los procesos de gastos deben ser ágiles, efectivos y funcionales dentro de una cultura genuina de cumplimiento. Al respecto, Sergio nos comparte cinco tips para lograrlo:

1.Tener políticas internas es muy importante, pero igual lo es revisarlas continuamente y mantenerlas actualizadas ya que la realidad es muy cambiante.

2. Implantar el hábito del aprendizaje continuo implica, no solo capacitación continua sino la disposición a observar, ajustar, remediar o corregir y, si es necesario, cambiar hábitos, prácticas, procesos y políticas en las organizaciones.

3. Encontrar un punto de equilibrio entre la necesidad de adoptar una medida y su optimización; ese punto tiene que ser la facilidad para que se cumpla debidamente por todos sin necesidad que se distraigan de sus funciones clave.

4. Análisis de datos para monitorear el progreso y tomar decisiones que mantengan el rumbo, y no solo el avance sino detectar las desviaciones que puedan constituirse en patrones que abren la oportunidad a errores sistemáticos, negligencias o esquemas de fraude que pueden ser muy costosos para las empresas.

5. Medir la experiencia del empleado para la mejora continua. Un estudio reciente de Vestiga consultores identificó que empleados de 55% de las empresas en México que tienen sistemas de monitoreo de cumplimiento en sus procesos se quejan de que estos suelen hacer más complicadas sus tareas, mientras que el 68% consideró que estos sistemas son eludibles. Lo importante es mantenerlo lo más sencillo posible.

MÁS OPORTUNIDADES, MENOS GASTOS
Para Guadalupe Michaca, periodista especializada en el ecosistema digital y directora general de Consumo TIC, detectar las circunstancias, momentos y medios oportunos para alcanzar los objetivos del negocio en mercados cada vez más competitivos y con grandes retos económicos no es una tarea fácil, y recomienda hacer una pregunta clave: ¿cómo buscar oportunidades sin que ello represente gastos? Por ende, Guadalupe nos comparte cinco estrategias:

1.Tener una visión digital que va más allá de solo comprar lo último en tecnología, significa planear y elegir herramientas que garanticen agilidad y control en el gasto. La economía digital ya equivale al 15.5% del Producto Interno Bruto o PIB mundial.

2. Hoy el 59% de las empresas a nivel global quiere optimizar el uso de cloud, cinco de cada 10 organizaciones buscan trasladar más de sus procesos a la nube y 42% está adoptando los modelos de Software as a Service.

3. Automatización cuyo poder radica en hacer que las personas, aplicaciones, dispositivos e información, confluyan en un ecosistema ágil, colaborativo, eficiente y disponible en cualquier momento y lugar. Para 2025 el 60% de las organizaciones impulsarán su disrupción digital enfocándose en la automatización.

4. El capital humano de una organización es una pieza crucial para iniciar, avanzar o consolidar el camino de la transformación digital. Para competir en la economía digital las empresas deben priorizar una fuerza laboral preparada para un mundo cambiante. Necesitan invertir lo mismo en personas con un alto nivel de especialización que en tecnología.

5. Estimaciones indican que el próximo año la mitad de las empresas a nivel global generará más del 40% de sus ingresos a partir de productos y servicios digitales. En 2023 nueve de cada 10 corporaciones darán prioridad a las inversiones en herramientas digitales con el propósito de expandir los espacios físicos y los activos con nuevas experiencias digitales.

FUNCIONALIDAD SIN PAPEL
Genaro Mejía, periodista de negocios, emprendedor y fundador de Bar Emprende comparte cinco consejos para enfocarse en la funcionalidad:

1. Digitalización y automatización para eliminar los procesos manuales que, además, implica un alto uso de papel. Utilizar la tecnología para la integración de sistemas y datos que permitan agilizar la operación, reducir tiempos y costos además de facilitar la vida y el trabajo de los equipos. El resultado: mayor eficiencia, menores fallas y desperdicios, costos controlados, mayor productividad y más ingresos.

2. Cuando se digitalizan los procesos, además, se tiene en las manos infinidad de datos que, si se sistematizan, analizan y utilizan, se convertirán en oro molido para las estrategias de negocios en los próximos años.

3. Hoy hay fuertes restricciones en las cadenas de suministros, crisis de transporte y logística, escasez de insumos, combinado con un coctel macroeconómico del alto riesgo. Para seguir siendo rentable es necesario clasificar los gastos y hacer uso de los recursos con la finalidad de alcanzar los resultados esperados a través de tecnología actual.

4. Los clientes son cada vez más exigentes, y al mismo tiempo las empresas viven una revolución laboral donde el mejor talento exige mucho más que un buen sueldo, además de las herramientas necesarias para cumplir con sus objetivos de forma eficiente. Es necesario cuidar la experiencia de los clientes externos e internos.

5. Mientras que en 1960 la vida promedio de las empresas que cotizaban en Standard & Poor’s 500 era de 56 años, a partir de 2027 se espera que no pase de 12 años. Justo por eso no solo se busca la eficiencia del negocio y la eficacia de los procesos, se necesita también tiempo para innovar, pensar y planear el futuro. Con la automatización en los procesos actuales no solo se hará más eficiente el gasto, sino que se encontrará el tiempo y la libertad para pensar cuáles serán los caminos, los cambios y las innovaciones que harán que las empresas sigan siendo relevantes en el futuro.

Si desea conocer más sobre las estrategias de los expertos consultores de SAP Concur le invito a visitar Perspectivas de Negocios.
Director de SAP Concur en México

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