Partiendo del concepto “economía digital” como la ejecución de transacciones económicas y la producción de bienes y servicios utilizando tecnología, creado en 1995 por Don Tapscott, hoy es innegable que las compañías que no innoven y automaticen sus procesos de negocio están destinadas a una inminente extinción. Con particular aceleración a partir de la pandemia, la transformación digital del área financiera, comenzando por los procesos de gestión de gastos, es un paso significativo para lograr eficiencia operativa con el fin de agilizar, ahorrar y crecer sus negocios.
Un estudio de Analysys Mason ( Gestión de facturas de proveedores, gastos y viajes 2022) de líderes globales de Tecnologías de la Información (TI) y Finanzas reveló que este grupo se muestra optimista respecto al futuro a pesar de los contratiempos, los cambios en los hábitos de gastos y las nuevas expectativas de los colaboradores. Entre sus proyecciones se encuentra que el 6.3% pronostica un aumento promedio de los ingresos; 85% espera contratar más colaboradores; 52% quiere añadir nuevas ubicaciones nacionales; y 54% considera que el trabajo flexible llegó para quedarse, entre otros factores.
Para lograrlo, los responsables de la toma de decisiones financieras y de TI buscan soluciones digitales que les ayuden a obtener visibilidad y conocimientos, a la vez que detectan oportunidades para ahorrar tiempo y dinero, además de superar importantes desafíos como: una documentación incompleta que resta tiempo al trabajo estratégico; riesgo de fraude e incumplimiento normativo; dificultad para obtener visibilidad de los gastos, falta de reportes oportunos, así como procesos y políticas manuales y difíciles de seguir que afectan a la experiencia del colaborador.
Sobre este último punto quiero enfatizar que una mala experiencia del colaborador es mala también para para el negocio. De acuerdo con una investigación realizada por Forrester y SAP Concur, Mejore la administración de viajes, gastos y facturas para impulsar una mejor experiencia del empleado (2019), el impacto de una mala experiencia de los empleados redunda en una menor productividad, mayor rotación, incapacidad de mantenerse al día con los competidores y una peor experiencia del cliente.
Las empresas saben que una solución automatizada de gastos permite una mejor respuesta a los desafíos empresariales, gracias a una mejor visibilidad de los datos que permiten ahorros significativos en diversos rubros, lo que genera un incremento muy importante en la rentabilidad de la empresa.
En este sentido, la digitalización de los procesos financieros, incluyendo la gestión de gastos, puede ayudar a superar los desafíos y aportar beneficios. Por ejemplo, en el mismo estudio de Analysys Mason se detectó que 72% de las empresas coincidieron en que una solución automatizada de gastos permite una mejor respuesta a los desafíos empresariales gracias a una mejor visibilidad de los datos de gastos; se pueden ahorrar 13 horas en gestión de gastos por empleado de las áreas de finanzas y contabilidad por semana; reducción de un 22% en facturas de proveedores extraviadas o perdidas y 12 horas ahorradas en gestión de facturas por empleado de finanzas y contabilidad cada semana, lo que genera un incremento muy importante en la rentabilidad de la empresa.
Para lograr esta tan deseada digitalización financiera comparto los siguientes pasos:
1. Evaluar el nivel actual de automatización que hará que su camino hacia la transformación digital sea mucho más fluido y completo. No se trata de eliminar cualquier esfuerzo anterior sino de definir qué es lo que continúa por hacer.
2. Identificar los puntos débiles en los procesos financieros. Este es un gran ejercicio para establecer objetivos porque identifica áreas concretas en las que se puede mejorar. La clave es ser lo más específico posible; cuantos más detalles se tengan, más sencillo será crear un argumento comercial, establecer presupuestos, evaluar adecuadamente las soluciones y medir el éxito de sus esfuerzos.
3. Identificar y motivar a todas las partes involucradas, ya que la automatización financiera es una tarea significativa para cualquier negocio y afecta a muchos equipos, procesos e individuos, como cuentas por pagar, adquisiciones, recursos humanos, TI, finanzas y al mismo colaborador; por lo tanto, identificar a las partes que se verán afectadas o que pueden impulsar el proyecto será fundamental para obtener los mejores resultados.
4. Estar preparados para el cambio. Al igual que en nuestras vidas personales, no siempre es fácil cambiar las rutinas y procesos establecidos, incluso cuando ya no nos sirven. La clave para avanzar es contar con un plan que describa los pasos graduales para alcanzar sus objetivos. Mostrar una mejora constante puede hacer que un largo viaje sea más manejable y mantener una alta motivación de las partes interesadas. Asimismo, ayuda estar preparado para cualquier obstáculo que se pueda presentar, como falta de presupuesto, procesos obsoletos, integración de diferentes sistemas, resistencia al cambio, entre otros.
5. Revisar las políticas y asegurar que funcionen para todos, que sean fáciles de encontrar, comprender y aplicar, que aseguren el cumplimiento normativo, ayuden a identificar y reducir errores, ya sean accidentales o intencionales y, por último, que sean flexibles y reflejen su situación y necesidades actuales.
El estudio de Analysys Mason mostró también resultados tangibles después de haber implementado una solución de gastos entre los que se encuentran ahorros promedio de: 15 dólares por facturas de proveedores; 44,000 dólares anuales por gestión de facturas de proveedores; 18 dólares en cada uno de los reportes de gastos de los usuarios de soluciones de gastos; y 52,000 dólares anuales después de implementar una solución de gestión de gastos, entre otros.
Ahora, ya que se mostró el estrecho vínculo entre la gestión del gasto del colaborador con la economía digital y su impacto a la rentabilidad de la empresa, concluyo diciendo que, sin duda, adoptar una solución de gestión gastos va más allá de solo innovar, sino que tiene que ver con potenciar las operaciones de las organizaciones y aportar ventajas competitivas a los negocios en entornos empresariales cada vez más exigentes. Además, si esta solución se encuentra basada en la nube ofrece ventajas competitivas superiores, como mayor movilidad; acceso 24/7 lo que genera mayor productividad y seguridad; actualizaciones constantes; escalabilidad y simplificación de los procesos
